¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros de impuestos corporativos?


Parte de ser un emprendedor es llevar un registro de todo, incluido lo que ha ganado, lo que ha gastado y los lugares a los que ha viajado. Puede ser fácil perderse en el papeleo y es posible que se sienta tentado a tirar sus registros una vez que se hayan presentado los impuestos comerciales.

El IRS requiere que conserve estos registros durante años. Esta guía le dirá cuánto tiempo debe conservar ciertos registros y qué debe conservar para que esté preparado si el IRS le pregunta sobre sus registros.

El IRS requiere que mantenga registros que muestren los ingresos que recibió y las deducciones que realiza. Por lo tanto, si reclama una deducción por un curso de capacitación o una cena para clientes, el IRS desea que conserve los detalles; es posible que se le pregunte al respecto en una fecha posterior.

Además de que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) le exige que mantenga registros comerciales, también existe un caso comercial para esto. Los buenos registros garantizan que tenga estados financieros precisos y que siempre pueda ver cómo le está yendo a su negocio. Vigilar sus registros significa informar cualquier gasto que se le permita, lo que ayudará a reducir su deuda tributaria.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de impuestos comerciales?

En general, el IRS requiere que las empresas mantengan registros hasta que expire el estatuto de limitaciones o el estatuto de limitaciones. El estatuto de limitaciones es el período de tiempo que necesita para realizar cambios en su declaración de impuestos anterior o el IRS puede cobrar más impuestos.

El período mínimo de prescripción es de tres años, pero puede ser más largo en casos individuales. Planee conservar sus declaraciones de impuestos y registros durante al menos tres años y verifique el estatuto de limitaciones antes de decidir deshacerse de algo.

Tenga en cuenta también que hay una fecha límite si necesita cambiar su declaración de impuestos. Si solicita un crédito o reembolso adicional, la fecha límite es de tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración de impuestos original o de dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto.

¿Cuándo comienza el plazo de prescripción?

El reloj comienza después del período de limitación de tres años (o más) en la fecha de vencimiento posterior de la declaración de impuestos o el día en que presentó sus impuestos.

Si la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos fue el 15 de abril y presentó el 15 de febrero, su fecha límite comenzará el 15 de abril. Si presentó la solicitud tarde el 3 de mayo sin una extensión, la fecha límite comienza el 3 de mayo.

Excepciones al estatuto de limitaciones

La mayoría de sus declaraciones de impuestos y documentos de respaldo, como recibos, extractos bancarios, 1099-MISC y cualquier otra cosa que muestre sus ingresos y deducciones, deben conservarse durante tres años. Hay algunas excepciones al período de prescripción de tres años:

Declaraciones de impuestos y documentos de respaldo como recibos

Si no ha informado ningún ingreso que debería tener y es más del 25% de su ingreso bruto que se mostrará en la declaración

Cuando hace un reclamo por valores sin valor o por una deducción de deuda

Documentos de impuestos sobre la renta

Si tiene empleados, todos los registros de impuestos sobre la renta deben conservarse durante cuatro años. Este contiene:

  • Su número de identificación de empleado (EIN).

  • Monto de los salarios, rentas vitalicias y pagos de pensiones, incluidos los salarios en especie.

  • Número de propinas recibidas.

  • Información personal del empleado, incluidos nombres, direcciones, números de seguro social y ocupaciones.

  • Empleados W-2 que no se pueden entregar.

  • Información de empleo, incluidas las fechas de empleo y la fecha de ausencia remunerada.

  • Copias de la retención del impuesto sobre la renta de los empleados.

  • Información sobre los pagos de impuestos realizados.

  • Copias de las declaraciones de impuestos presentadas.

Ingresos omitidos

Si no informó sus ingresos en el momento adecuado, debe conservar sus registros durante seis años. La regla del IRS dice que si el ingreso que omite es el 25% o más del ingreso bruto en su declaración de impuestos, debe conservar sus declaraciones y registros de impuestos durante seis años.

Valores sin valor o deducción de deudas

¿Ha solicitado una deducción por valores sin valor o deudas incobrables? Querrá conservar estos registros durante siete años.

Devolución fraudulenta o sin devolución enviada

Estará en estos registros por tiempo indefinido ya que no hay un estatuto de limitaciones. El IRS puede buscar sus registros en cualquier momento en el futuro.

¿Qué tipo de documentos fiscales comerciales debe conservar?

El IRS no proporciona información específica sobre cómo mantener sus registros. Pero cuando está buscando qué conservar, el IRS quiere que conserve los recibos de todo lo que informe sobre sus impuestos sobre la renta. Algunos ejemplos son:

  • Recibos de libros e información de depósitos.

  • Facturas enviadas y recibidas.

  • Formularios recibidos 1099-MISC.

  • Costo de materias primas o productos comprados para reventa.

  • Recibos y extractos de tarjetas de crédito.

  • Cheques anulados que identifican al beneficiario, monto y comprobante de pago.

  • Recibo de pequeños pagos en efectivo.

Tenga en cuenta que esta no es una lista exhaustiva. Si hay algo más en su declaración de impuestos, ya sea un ingreso o una deducción, debe mantener los registros que lo respalden.

Recuerde que la carga de la prueba de todo lo que figura en su declaración de impuestos es suya. Es su responsabilidad mantener registros adecuados de los gastos que ha deducido.

¿Qué es evidencia suficiente?

En general, los recibos, los cheques cobrados y las letras de cambio son suficientes para realizar un seguimiento de sus gastos. Estos documentos están destinados a ayudarlo a determinar la fecha, el lugar, la cantidad y el motivo de los costos.

Los recibos de su estadía en el hotel deben incluir, por ejemplo, el nombre y la ubicación del hotel, las fechas de su estadía y el costo de su estadía, con cargos separados para cosas como comidas y llamadas telefónicas.

Si está guardando evidencia de una comida, necesitará un recibo que incluya el nombre y la ubicación del restaurante, la cantidad de personas atendidas, la fecha de la comida y el costo.

Además de todos los documentos, anote la declaración escrita del objeto comercial. Sí, el IRS quiere estar seguro de que el almuerzo que tuvo con los clientes fue con un propósito comercial y no solo por diversión, así que asegúrese de recordar por qué fue importante tener esta comida.

¿Tienes que guardar pruebas de todo?

Afortunadamente no. Si su gasto es inferior a $ 75, no necesita un recibo para demostrarlo. Tampoco es necesario que lleve registros en lo que respecta a los costos de transporte y los registros no son fáciles de obtener. Y si tiene gastos de comida y alojamiento que incluye en un plan facturable para una asignación diaria, no necesita guardar sus recibos.

Sigue siendo una buena idea conservar la documentación de respaldo siempre que pueda, porque si se somete a una auditoría, es probable que el IRS necesite más información.

A continuación, le indicamos cómo comenzar a llevar registros

Al iniciar su negocio, considere la posibilidad de crear una cuenta corriente comercial. Para la mayoría de las empresas, esta es la principal fuente de información sobre sus ingresos y gastos. Cada transacción en su cuenta bancaria comercial debe tener más evidencia que la respalde.

Por ejemplo, si paga el almuerzo de un cliente, su cuenta bancaria mostrará el pago del almuerzo. También debe guardar los recibos en sus registros que muestren la fecha, el costo, la asistencia y el motivo comercial de la comida.

Mantener su información comercial y personal separada puede ayudar a organizar sus registros comerciales.

¿Necesita mantener registros en papel?

No hay pilas de papel o cajas de zapatos con recibos tirados. Puede utilizar un sistema de registro electrónico para mantener las cosas organizadas. Cualquiera que sea el sistema de registro que elija, electrónico o no, debe mostrar claramente sus ingresos brutos, así como sus deducciones y créditos.

Qué hacer cuando el plazo de prescripción ha expirado

Por muy tentador que sea tirarlo todo, una vez que el IRS diga que no tiene que quedárselo, es posible que desee pensarlo dos veces. Es posible que deba conservar sus registros por otras razones. Su compañía de seguros o sus acreedores pueden exigirle que se aferre a las cosas un poco más.

Una de las ventajas de los registros electrónicos es que no tiene que guardar pilas de recibos en un archivador. Archive sus registros antiguos para poder acceder a ellos en cualquier momento y durante los próximos años.

Otros registros comerciales importantes para mantener

Mientras guarda las cosas para el IRS, no olvide llevar otros registros que sean necesarios para su negocio.

Cuando tiene empleados, desea obtener una imagen clara de los registros relacionados con la contratación que debe llevar. En muchos casos, es posible que deba mantener un archivo de contratación con detalles de la publicación del trabajo y la información del solicitante. La ubicación y el tamaño de su empresa determinan exactamente lo que necesita conservar y por cuánto tiempo. Por ejemplo, si su empresa utiliza el Discriminación por edad en la Ley de empleo (ADEA) debe conservar la información sobre los solicitantes durante un año.

También hay documentos comerciales importantes que desea conservar indefinidamente. Cíñete a los documentos de fundación, como los estatutos o los estatutos. También querrá conservar los títulos, las actas de las juntas de accionistas, los permisos y licencias, los documentos del seguro y todos los contratos.

Es importante mantener registros organizados en su vida comercial y personal. Cuando se trata de llevar un registro, si alguna vez tiene dudas, no lo tire.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una subsidiaria de NerdWallet.

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