Contabilidad de límites versus contabilidad de base de efectivo: ¿Cuál es la diferencia?

junio 18, 2021

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Si alguna vez ha accedido a sus informes financieros a través de su software de contabilidad, es posible que haya visto opciones para estados de cuenta «basados ​​en efectivo» o «basados ​​en valores devengados». Incluso si no prepara sus propios estados financieros anuales, probablemente haya escuchado los términos «contabilidad de caja» y «contabilidad de base devengada». Es posible que incluso haya notado estos términos en la declaración de impuestos de su empresa.

Tu negocio Programa de contabilidad, Los estados financieros anuales y las declaraciones de impuestos generalmente no explican lo que estos términos realmente significan.

Lo más probable es que desee saber si realmente es importante utilizar la contabilidad de base de efectivo o la contabilidad de períodos para su negocio. ¿No son los números los números independientemente del método de facturación que utilice?

La contabilidad de caja a veces se denomina contabilidad de «saldo bancario». Con algunas excepciones para los gastos que no son en efectivo (por ejemplo, cancelaciones que no afectan el flujo de efectivo de su empresa), solo las transacciones que han liquidado sus cuentas de cheques o tarjetas de crédito aparecen en sus estados financieros relacionados con el efectivo.

Con la contabilidad de acumulación, por otro lado, registra los ingresos y gastos a medida que surgen. Esto corresponde tanto al principio contable de conciliación como al de reconocimiento de ingresos, los dos principios que no se tienen en cuenta al contabilizar sobre una base de caja.

En otras palabras, con la contabilidad de acumulación, registra los ingresos cuando los gana y los gastos cuando los usa para generar esos ingresos.

Ejemplos de

Primero, digamos que su empresa utiliza el método de contabilidad de caja.

Su empresa completó un extenso trabajo a mediados de junio. Su cliente le pagó a fin de mes, pero debido al feriado del Día de la Independencia, el cheque no se pagó hasta el 5 de julio.

Cuando miras tu declaración de ingresos de junio, te preocupas. Pensó que junio era un gran mes para su negocio, pero no tiene todos los gastos necesarios para recibir los pedidos de los clientes.

Elige no hacer trabajos similares con otros clientes porque encuentra que ese tipo de trabajo no es rentable. En cambio, concéntrese en trabajos más pequeños con una base de clientes diferente.

A principios de agosto, su cambio de dirección parece haber dado sus frutos, ya que el estado de resultados de julio muestra una ganancia sustancial. Sin embargo, lo que no es obvio es que la victoria de julio en realidad se compone de actividades de junio y el tipo de trabajo que ya no quieres hacer.

Es muy posible que haya perdido dinero en julio al concentrarse en trabajos más pequeños, pero el momento del pago del cliente lo oscurece. Podría hacer que su negocio no sea rentable durante al menos otro mes, y posiblemente más, si hace suposiciones imprecisas sobre su estado de resultados en efectivo.

En este ejemplo, digamos que utilizó el método de acumulación en su lugar. En ese caso, podría haber visto que el contrato con un cliente importante que se completó en junio fue bastante rentable. Esto se debe a que los ingresos se habrían registrado en junio cuando se obtuvieron, no en julio cuando se realizó el pago.

Este es el principio contable del reconocimiento de ingresos.

Sin embargo, la contabilidad va un poco más allá. Supongamos que usa la contabilidad de caja y paga a sus empleados el 1 y el 15 del mes. Esto significa que los costos laborales en los que incurre su empresa después del día 10 del mes probablemente no irán a la nómina hasta el día 1 del mes siguiente.

Para completar el pedido del gran cliente en junio, su equipo trabajó horas extras en los días previos a la finalización del proyecto. Sin embargo, debido al cronograma y plazos de nómina, estos costos laborales no se pagaron hasta el 1 de julio.

Esto puede hacer que sus gastos crean que fue más rentable en junio y menos rentable en julio de lo que realmente era, a menos que utilice la contabilidad de acumulación. Al hacer coincidir, esos costos laborales adicionales habrían aparecido en el estado de resultados en junio, lo que le brinda una imagen precisa de la rentabilidad de junio.

Beneficios de la contabilidad de caja básica

La contabilidad de caja es el método contable elegido por muchos propietarios de empresas y sus contadores. La contabilidad basada en efectivo es fácil de implementar, mantener y comprender.

La mayoría de las personas y empresas en los EE. UU. Contribuyentes basados ​​en púas. Cuando lleva sus libros en efectivo, hay poca diferencia entre sus estados financieros y sus declaraciones de impuestos.

Esto significa que su estado de ingresos en efectivo básico puede acercarse bastante al estado de flujo de efectivo de su empresa, una buena noticia para los propietarios de negocios que desean una instantánea del flujo de efectivo de su empresa a partir de solo un año de estados financieros.

Desventajas de la contabilidad basada en efectivo

Sobre esa base, la facturación en efectivo puede parecer el método de facturación superior. Pero existen algunas desventajas:

  • La contabilidad basada en efectivo no cumple con los GAAP: Si su negocio no es una empresa que cotiza en bolsa, es posible que esto no le preocupe demasiado. Sin embargo, es importante recordar que la contabilidad básica de caja ignora el principio de concordancia y el principio contable de reconocimiento de ingresos. Estos principios son dos de los 10 principios contables generalmente aceptados, o PCGA, que se reconocen como la base de las buenas prácticas contables.

  • La facturación en efectivo puede darle una percepción sesgada del desempeño de su empresa: La contabilidad de caja básica registra sus ganancias como ingresos cuando recibe el pago. Asimismo, los gastos se registran cuando se gasta el dinero. A menudo, los ingresos y gastos se registran cuando las transacciones se acreditan en su cuenta corriente o tarjeta de crédito. Por lo tanto, usar el método de base de efectivo conlleva el riesgo de hacer suposiciones incorrectas basadas en su estado de resultados de base de efectivo.

  • La facturación en efectivo no tiene en cuenta las facturas pendientes: Cuando utiliza el método de efectivo, sus facturas de cuentas por pagar pendientes no aparecerán en sus estados financieros, ni tampoco ningún saldo de facturación pendiente que los clientes le adeuden. Al igual que en el ejemplo anterior, su acuerdo básico en efectivo podría llevarlo a creer que su negocio es altamente rentable cuando en realidad ni siquiera alcanzará el punto de equilibrio cuando tenga en cuenta las facturas de su proveedor. Si su empresa depende en gran medida de las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar, la contabilidad de caja básica no le dará una imagen precisa de la situación financiera de su empresa.

Ventajas de la contabilidad de acumulación (o devengo)

En nuestro ejemplo extendido anterior, ya puede ver el mayor beneficio de la contabilidad de acumulación: puede brindarle una imagen más precisa de la salud financiera de su empresa. Además, la contabilidad basada en efectivo no es GAAP, sino contabilidad basada en contabilidad.

Desventajas de la contabilidad de acumulación

También hay varias desventajas de la contabilidad de acumulación (o devengo):

  • Los cálculos de acumulación pueden llevar mucho tiempo y resultar difíciles: Puede requerir una gran cantidad de esfuerzo mantener las bases contables precisas, especialmente cuando se trata de conciliación de costos. Además, la contabilidad de acumulación (o devengo) puede estar más allá del nivel de habilidad de muchos contadores en pequeñas empresas.

  • Si es un contribuyente de gangas, los registros contables pueden ocultar posibles responsabilidades fiscales: Si bien su asesor fiscal puede convertir fácilmente sus declaraciones de acumulación en efectivo para fines fiscales, podría sufrir un impacto fiscal con solo mirar sus declaraciones de acumulación durante todo el año. Sus declaraciones de acumulación pueden mostrar que no obtuvo una gran ganancia durante el año, pero su cajero, que se utiliza para presentar su declaración de impuestos, puede mostrar una gran ganancia, lo que significa que podría tener una gran factura de impuestos.

  • Los cálculos de acumulación pueden ser un poco más difíciles de entender: Con la contabilidad de caja básica, normalmente puede hacerse una idea bastante clara de su flujo de caja a partir de su estado de resultados. Sin embargo, este no es el caso si está haciendo retiros o distribuciones importantes del negocio, comprando muchos activos o pagando grandes deudas. Sin embargo, con la contabilidad de acumulación (o devengo), debe confiar en su estado de flujo de efectivo para comprender realmente el flujo de efectivo de su empresa. Muchos dueños de negocios encuentran que el estado de flujo de efectivo es el más difícil de entender, pero no permita que eso le impida utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo) cuando sea mejor para su negocio. Su contador o tenedor de libros puede ayudarlo a comprender su estado de flujo de efectivo.

¿Qué es mejor para tu empresa?

Cuando se trata de eso, preferimos la contabilidad basada en valores devengados a la contabilidad basada en efectivo. La información sobre su negocio que obtendrá al registrar correctamente sus ingresos y gastos puede ayudarlo a evitar errores costosos en su negocio. Sin embargo, nuestra preferencia no significa que la facturación en efectivo no funcione para su negocio.

Si bien la contabilidad de acumulación le brinda la información más precisa sobre el desempeño de su empresa, la gran complejidad podría superar los beneficios. Además, si su empresa no brinda crédito a los clientes o tiene cuentas abiertas con sus proveedores y proveedores, lo más probable es que esté bien con la contabilidad de caja básica.

Por otro lado, incluso si tiene cuentas por cobrar y cuentas por pagar en su empresa, aún puede hacer una versión simplificada de la contabilidad de acumulación sin conciliar los gastos con los ingresos.

En última instancia, debe hablar con su contador o contable sobre las necesidades únicas de su empresa, para asegurarse de que comprendan lo que desea obtener de sus estados financieros y que no basen sus consejos únicamente en la base impositiva de su empresa.

Una vez que comprendan cómo desea utilizar sus estados financieros, su auditor o contador puede ayudarlo a elegir el mejor método de contabilidad para su negocio.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una subsidiaria de NerdWallet.

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Finanzas Personales

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