Cómo imprimir W2 en QuickBooks Online


Incluso si su empresa está operando en un año fiscal no calendario, todavía hay una serie de obligaciones contables, fiscales y de presentación de informes que debe cumplir en enero. Los formularios W2 deben distribuirse y enviarse antes de fines de enero, lo que significa que tiene un máximo de 31 días para verificar que sea correcto, imprimirlo y enviarlo a las personas que trabajaron para usted.

Afortunadamente si lo usas QuickBooks en línea para gestionar sus operaciones contables, este proceso será sencillo. Ya sea que esté imprimiendo W2 en papel normal, formularios de kit preimpresos o en blanco, o enviándolos electrónicamente (con el consentimiento del empleado), puede realizar esta tarea que antes era tediosa en cuestión de segundos, una vez que haya verificado toda la información en W2 de sus empleados es correcto.

El formulario W2, o W2 para abreviar, es una lista de salarios e impuestos que debe entregar a sus empleados todos los años. Los formularios W2 deben entregarse o enviarse por correo a más tardar el 31 de enero de cada año. Los W2 solo están preparados para empleados; Si su empresa utiliza los servicios de contratistas independientes, prepare 1099 para ellos en lugar de W2.

Los W2 pueden variar levemente en formato, pero todos contienen la misma información: salarios pagados, impuestos retenidos, deducciones de beneficios sociales, etc. La información exacta que se reporta en los W2 que su empresa brinda a sus empleados depende de la remuneración y la estructura de desempeño de la nómina de su empresa. Si tiene alguna pregunta sobre qué informar en las W2 de sus empleados, asegúrese de discutirlas con su contador.

Cuando imprime un W2 en QuickBooks Online, el formulario tiene este aspecto:

La impresión real contiene cuatro copias del mismo formulario para cada empleado. Esto se conoce como formato 4-UP y es la única opción de formulario disponible en QuickBooks Online Payroll.

Envío de W2 en QuickBooks Online

La preparación de los formularios W2 implica más que simplemente distribuirlos a sus empleados. Los formularios W2 también deben presentarse ante el IRS a más tardar el 31 de enero de cada año. Dependiendo de los requisitos estatales y locales, es posible que también deba presentar los formularios W2 ante la autoridad fiscal de su estado.

Una suscripción de nómina en línea de QuickBooks incluye el envío electrónico automático de W2. Esto elimina la necesidad de enviar electrónicamente los W2 y el Formulario W3 (un resumen de todos los W2 que ha enviado) o enviarlos manualmente.

Nota: a pesar de que QuickBooks Online Payroll enviará automáticamente sus formularios de impuestos por usted, es importante que ejerza su debida diligencia para asegurarse de que está cumpliendo con todos los requisitos de presentación. Consulte con la autoridad fiscal de su estado o con un contador o contable que esté familiarizado con las regulaciones de nómina de su estado para asegurarse de que cumple con todos los requisitos.

Cómo imprimir W2 en QuickBooks Online

Para imprimir W2 en QuickBooks Online, debe haber procesado al menos un recibo de pago a través de QuickBooks Payroll en el año fiscal anterior. Tenga en cuenta que QuickBooks Payroll es un servicio pago que no se incluye con su suscripción a QuickBooks Online. Los precios van desde $ 22.50 por mes más $ 4 por empleado para la nómina básica hasta $ 62.50 por mes más $ 10 por empleado para la nómina de servicio completo.

Puede personalizar QuickBooks Online para recordarle cuándo es el momento de enviar sus formularios de impuestos sobre la renta. Para hacer esto, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de su pantalla y luego haga clic en Configuración de nómina.

En la siguiente pantalla, haga clic en el ícono de lápiz junto a Notificaciones por correo electrónico y asegúrese de que “Enviar a usted” esté seleccionado para cada opción de notificación por correo electrónico. Haga clic en el botón Listo cuando haya terminado.

Sin embargo, si no recibe una notificación por correo electrónico, no significa que no pueda imprimir sus W2. De hecho, es mejor no depender únicamente de las notificaciones por correo electrónico o de la lista de tareas pendientes en QuickBooks Online para completar tareas comerciales importantes. En su lugar, cree un calendario con importantes tareas de contabilidad para asegurarse de no perder una fecha de vencimiento.

Para imprimir W2 sin depender de las notificaciones por correo electrónico o la lista de tareas en el panel de QuickBooks, siga estos seis pasos:

1. Mueva el puntero del mouse sobre la pestaña Impuestos en la barra de herramientas de la izquierda y luego haga clic en Impuesto sobre la renta.

2. Se le redirigirá al centro de impuestos sobre la nómina en una nueva pantalla. La configuración predeterminada para el Centro de control de nómina es mostrar sus pagos de impuestos, pero hay una pestaña Formularios junto a la pestaña Pagos de impuestos. Haga clic en esta pestaña.

3. Una vez que esté en la pantalla Formularios, verá todos los formularios que QuickBooks Payroll ha enviado en su nombre. Estos formularios están ordenados por año y trimestre calendario; Busque la sección del cuarto trimestre del año pasado y haga clic en ella para expandirla.

4. Ahora verá todos los formularios que se han enviado en nombre de su empresa. Haga clic en “W2 Copies B, C & 2” para descargar un PDF del W2 que distribuirá a sus empleados. Asegúrese de hacer clic en la opción correcta; de lo contrario, imprima sus copias de archivo del Formulario W2 en lugar de las copias que sus empleados necesitan para sus impuestos.

Consejo profesional: aunque puede acceder a todos estos formularios en QuickBooks Online siempre que tenga una suscripción activa, descárguelos y manténgalos seguros como copia de seguridad. Proteja todos los archivos PDF que contengan datos personales de los empleados, como direcciones y números de seguro social, con una contraseña.

5. Ahora es el momento de imprimir sus formularios. Busque el PDF que descargó en el Paso 4, ábralo e imprima los formularios como lo haría con cualquier otro PDF.

Verá que la primera página del PDF es una página de información; Si está utilizando formularios preimpresos, configure su impresora para que omita esta página para no desperdiciar un formulario.

Sin embargo, tenga en cuenta que no es necesario utilizar formularios preimpresos para los W2. Puede ahorrar mucho dinero imprimiendo estos formularios en papel normal. Si opta por utilizar formularios preimpresos, Intuit recomienda utilizar el Formularios disponibles en Intuit Marketplace. Estos formularios han sido probados para funcionar con QuickBooks Payroll; Intuit no garantiza que los formularios que no se compren a través de su mercado tengan la orientación correcta.

Nuestra preferencia personal es utilizar el kit Blank W2 disponible a través de Intuit Marketplace. Estos formularios perforados pueden ahorrar un tiempo valioso al alinear y doblar los formularios para garantizar que la información confidencial de los empleados no quede expuesta.

6. También puede entregar los formularios W2 a sus empleados de forma electrónica, siempre que el empleado haya dado su consentimiento para la recepción electrónica de sus formularios W2. A diferencia de las nóminas El IRS requiere el consentimiento del empleado para que pueda entregar W2 electrónicamente.

Si sus empleados aceptan recibir sus W2 electrónicamente, pueden acceder a ellos visitando el sitio web de QuickBooks Workforce en. visita labor.intuit.com. Cuando crea los perfiles de sus empleados en QuickBooks Online usando el botón Agregar empleado (ver más abajo), tiene la opción de invitar al empleado a ver sus nóminas y formularios W2 en línea. Si ingresa la dirección de correo electrónico del empleado y luego hace clic en la casilla de verificación junto a esta opción, el empleado recibirá una invitación al sitio de QuickBooks Workforce.

Los W2 se envían automáticamente al sitio de QuickBooks Workforce tan pronto como se envían en enero.

Consejo profesional: dado que los números de seguro social de los empleados en los formularios W2 no se reducen, no recomendamos la entrega electrónica de los formularios W2 fuera del sitio de la fuerza laboral. Si es absolutamente necesario enviar una copia electrónica del W2 de un empleado fuera de Workforce, proteja el PDF con contraseña y comparta de forma segura la contraseña con el empleado (no por correo electrónico).

La nómina anual implica más que imprimir y enviar formularios W2 y otros formularios anuales. Un paso importante que debe tomar todos los años, incluso si usa QuickBooks Payroll, es hacer coincidir los datos W2 con sus formularios de nómina trimestrales (941 y formularios de impuestos estatales). Por lo general, todo está bien y no se requieren ajustes antes de que se distribuyan y presenten los formularios W2 ante el IRS y su estado. Sin embargo, si se requieren ajustes, registrarlos antes de completar los formularios puede ahorrarle una cantidad de tiempo inconmensurable.

Si no está seguro de cómo hacer coincidir sus W2 con los formularios de nómina trimestrales del año, comuníquese con su contador o con un contable experto para que lo ayude.

Si tiene dificultades para imprimir W2 en QuickBooks Online, comuníquese con un QuickBooks ProAdvisor o un contador o tenedor de libros que esté familiarizado con QuickBooks Payroll y QuickBooks Online. Estarán encantados de ayudarle a revisar la información de su nómina, imprimir sus W2 y distribuirlos a su personal para que enero sea un poco menos estresante.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una subsidiaria de NerdWallet.

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