Cómo deshacer la votación en QuickBooks Online


La conciliación de sus cuentas es un paso importante en el proceso de contabilidad de su empresa. Por lo general, la conciliación indica que toda la información de sus libros se ha verificado con una fuente externa y los libros están listos para cerrarse durante el mes. En otras palabras, la reconciliación suele ser definitiva.

De vez en cuando es necesario deshacer la reconciliación. Esto podría ser una conciliación que acaba de completar o una conciliación de un mes completado anteriormente.

Cuando usas QuickBooks en línea como tu Programa de contabilidad, hay dos métodos diferentes que puede utilizar para deshacer la conciliación. Este artículo se centra principalmente en el proceso que utilizan los no contables para deshacer la conciliación en QuickBooks Online.

Tenga en cuenta que Intuit realiza cambios constantemente en la interfaz de usuario de QuickBooks Online, por lo que la apariencia real de su pantalla puede variar ligeramente de las capturas de pantalla que se muestran aquí.

1. Abra el informe de conciliación para la conciliación que desea deshacer. Para hacer esto, haga clic en Informes en la barra de herramientas izquierda y luego busque Informes de conciliación.

2. Seleccione la cuenta y el estado de cuenta que desea deshacer la conciliación y haga clic en Ver informe.

3. Imprima el informe o duplique la pestaña y mueva la pestaña con el informe de conciliación a otro monitor. De esa manera, puede consultar rápidamente el informe mientras trabaja para deshacer la conciliación.

4. Ahora abra la pestaña de la cuenta que no está conciliando moviendo el puntero del mouse sobre la contabilidad en la barra de herramientas izquierda y luego seleccionando Plan de cuentas. Cuando aparezca el plan de cuentas, haga clic en Mostrar registro.

5. Desplácese hacia abajo en la pantalla Registros bancarios hasta que vea las transacciones que desea anular. Estos están marcados con una R (una C indica que la transacción se ha emparejado o ingresado a través de feeds bancarios, pero aún no se ha emparejado a través del proceso de comparación).

También puede filtrar las transacciones en el registro bancario para que solo se muestren las coincidentes:

6. Haga clic en el cuadro con la R hasta que se borre, luego haga clic en Guardar. Recibirá una advertencia emergente de que sus cambios pueden desequilibrarlo la próxima vez que intente reconciliarse. Haga clic en Sí si realmente desea deshacer la conciliación. Repita este proceso para cada transacción que desee deshacer.

7. Ahora haga clic en el botón Conciliar en la esquina superior derecha de la pantalla Registros bancarios.

8. Recibirá una advertencia de que su cuenta no está lista para ser conciliada porque su saldo inicial es diferente por el monto de la transacción o transacciones que no concilió. Haga clic en “Podemos ayudarlo a solucionarlo” para revisar las transacciones que canceló en el paso 6. Asegúrese de que coincidan con las transacciones que intentaba revocar.

9. Ahora puede conciliar la cuenta.

Reconciliaciones declaradas

La conciliación de sus cuentas es una parte esencial de la contabilidad. En contabilidad, la conciliación es el proceso de conciliar las transacciones que ha ingresado en su software de contabilidad con la información de los extractos bancarios de fuentes externas, generalmente instituciones financieras. Esta es una medida de control y balance que puede utilizar para verificar la exactitud de sus registros contables. Cuando se hace correctamente, también lo ayudará a prevenir el fraude en su negocio.

Cuentas coincidentes

Aunque las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito suelen ser el foco principal de conciliación, cualquier cuenta de balance (activos, pasivos y capital) se puede conciliar en QuickBooks Online. Antes de conciliar todas las cuentas del balance general, tenga en cuenta el propósito de la conciliación: comparar sus registros contables en QuickBooks Online con una fuente externa, generalmente algún tipo de declaración, para asegurarse de que su información sea precisa y completa.

En otras palabras, no hay necesidad, o ningún propósito, de conciliar cuentas como activos fijos o intangibles, a menos que haya un documento externo al que pueda consultar para la conciliación. Incluso entonces, es probable que solo concilie cuentas no bancarias una vez al año, como una conciliación de inventario.

Sin embargo, debe conciliar periódicamente todas las cuentas con pasivos (préstamos) a corto o largo plazo para asegurarse de que QuickBooks registre correctamente el monto principal adeudado y los intereses pagados. El proceso de conciliación de estas cuentas es el mismo que el proceso de conciliación de una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito y, por lo general, solo toma unos minutos.

Fundamentos de la reconciliación

Resumamos brevemente el proceso de reconciliación en QuickBooks Online:

  1. Reúna sus estados de cuenta bancarios, de tarjetas de crédito y de crédito. Idealmente, debe conciliar sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito tan pronto como reciba estos extractos bancarios para resolver cualquier discrepancia de inmediato. Sin embargo, si sus estados de cuenta llegan aproximadamente a la misma hora todos los meses, puede hacer todas las conciliaciones a la vez.

  2. Ingrese el saldo de cierre y la fecha de cierre en el estado de cuenta de la cuenta que está conciliando.

  3. Marque cada transacción en QuickBooks Online que esté en su extracto bancario.

  4. Si la pantalla Votar muestra una diferencia de $ 0, su voto está completo.

  5. Revise las transacciones pendientes en QuickBooks Online en busca de duplicados, cheques antiguos pendientes que puedan necesitar ser reemitidos u otros errores. Corrija cualquier transacción inexacta (pero tenga cuidado de no eliminar ninguna transacción que esté realmente pendiente).

En este punto, se ha asegurado de que la información en su extracto bancario coincida con la información en sus registros contables, sabe qué transacciones están pendientes al cierre del extracto bancario y ha corregido cualquier información incorrecta en su archivo de empresa de QuickBooks Online. . Si encuentra algún error en el extracto bancario, comuníquese con su institución financiera de inmediato para que puedan investigar.

Razones para deshacer la votación en QuickBooks Online

QuickBooks Online facilita la comparación. A veces esta facilidad de uso puede llevarlo a cometer un error que resultará en la necesidad de deshacer la conciliación. Veamos cuatro razones comunes por las que es posible que deba deshacer la conciliación en QuickBooks Online.

  • En realidad, el banco no ha aprobado la transacción. QuickBooks Online marcará automáticamente las transacciones en la pantalla de conciliación que se ingresaron o conciliaron a través de la función de alimentación del banco. Si sus filtros no están configurados correctamente, podría hacer que coincida con una transacción que el banco en realidad no compensó durante el ciclo de facturación, lo que podría causar problemas en los próximos meses. Otro error común es cuando hay más de una transacción en los libros por el mismo monto y revisa la incorrecta durante el proceso de conciliación. Nuevamente, esto causará problemas en los próximos meses cuando la misma transacción parezca estar ejecutándose por segunda vez.

  • Algo andaba mal con la transacción. Ya sea el nombre del proveedor, la categoría en la que se registró la transacción o la fecha de la transacción, a veces, después de haber realizado la coincidencia, descubre que algo andaba mal con la transacción correspondiente. Aunque puede cambiar la mayor parte de esta información sin afectar la conciliación en sí, es posible que desee deshacer la conciliación para que sus informes de conciliación muestren información precisa. Si necesita cambiar la fecha de la transacción, definitivamente debe deshacer la conciliación.

  • Un gasto se registró como transferencia. Para ayudar a los dueños de negocios a ingresar sus transacciones rápidamente, la programación de QuickBooks Online sugiere ocasionalmente ingresar una transacción como una transferencia bancaria y publicarla en una cuenta llamada “Activo no categorizado”. Desafortunadamente, esta nunca es una publicación correcta y no hay forma de volver a categorizar una transferencia que debería haberse contabilizado como un gasto. Debe revertir la conciliación, eliminar la transferencia y luego registrar correctamente el esfuerzo.

  • Resolución de la cuenta de discrepancia de conciliación. Todos los productos QuickBooks crean una cuenta llamada Discrepancias de conciliación y permiten a los usuarios publicar cualquier diferencia entre el monto de un estado de cuenta y lo que se ha liquidado en QuickBooks en esa cuenta. La cuenta de discrepancia de conciliación debe usarse muy raramente o nunca. Por lo tanto, cualquier saldo de esta cuenta debe revisarse y corregirse. Para corregir un saldo en la cuenta por discrepancias de conciliación, puede deshacer y rehacer la conciliación.

Esto evitará que la reconciliación tenga que revertirse.

La conciliación de sus cuentas es una función contable importante en su empresa y debe realizarse con regularidad. Si bien es relativamente fácil deshacer la conciliación en QuickBooks Online, debería ser más una excepción rara que algo que haga de forma regular como parte de su proceso contable.

Tómese el tiempo suficiente cada mes para que pueda revisar minuciosamente sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito y conciliar cuidadosamente cada cuenta. Si QuickBooks Online marca automáticamente algunas de sus transacciones como eliminadas en la pantalla de conciliación, desactívelas para que pueda conciliarlas de principio a fin. Compare cada transacción en su extracto bancario con la transacción en QuickBooks y no las marque hasta que esté seguro de que está eligiendo las correctas.

Además, trate de no forzar nunca una conciliación publicándola en la cuenta de discrepancia de conciliación. Si su conciliación tiene solo unos centavos de descuento, asegúrese de que los depósitos y pagos que se muestran en la pantalla de conciliación en QuickBooks Online sean solo unos centavos diferentes del total de depósitos y pagos en su estado de cuenta bancaria o tarjeta de crédito. Solo entonces debe contabilizar las variaciones de conciliación en la cuenta.

La conciliación exacta de sus cuentas llevará algún tiempo. Sin embargo, la precisión de su contabilidad y la capacidad de detectar rápidamente errores, o peor aún, fraudes, bien merecen el esfuerzo adicional. Si descubre que está pasando demasiado tiempo conciliando o necesita deshacer la conciliación con frecuencia, considere contratar a un contador externo o contable para que lo ayude con este proceso. Estos profesionales no solo pueden ayudarlo a coordinar de manera rápida y precisa, sino que también pueden alertarlo sobre cualquier problema contable o tendencia financiera que deba conocer en su empresa.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una subsidiaria de NerdWallet.

Deja un comentario