Cómo crear un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks


La administración del impuesto sobre las ventas es una actividad sin ánimo de lucro para su empresa. No es divertido, pero es necesario. Tener los sistemas adecuados de gestión del IVA, tanto para el seguimiento como para garantizar que siempre haya efectivo disponible para pagar el IVA, le brinda tranquilidad y le permite concentrarse en administrar su negocio rentable.

Esta guía es una guía paso a paso para realizar una carrera. QuickBooks Informe de impuestos sobre las ventas: comencemos con lo básico.

Muchos dueños de negocios están confundidos sobre el impuesto a las ventas A diferencia de los impuestos sobre la renta (impuestos sobre las ganancias de su empresa o sobre sus ingresos personales), el dinero que recauda por el impuesto sobre las ventas nunca es el ingreso de su empresa. Cuando cobra impuestos sobre las ventas a sus clientes, actúa como representante del gobierno estatal.

No existe una forma legal de reducir su obligación de impuestos sobre las ventas. Si bien la mayoría de los estados que aplican exenciones de ofertas de impuestos sobre las ventas, estas exenciones se aplican, con muy pocas excepciones, al comprador, no al vendedor.

Por ejemplo, supongamos que su estado tiene un impuesto sobre las ventas del 5% sobre las compras y vende un producto por $ 10. El cliente le paga $ 10.50 ($ 10 por el producto y 50 centavos por el impuesto sobre las ventas). Aunque los $ 10.50 completos van a la cuenta bancaria de su empresa, la contabilidad muestra lo que realmente sucede con ese dinero:

Reconocimiento: Impuesto sobre las ventas pasivo 50 centavos.

Esta transacción muestra que su cuenta corriente aumentará por el total de $ 10.50 que le pagó su cliente. Pero las ventas, las ventas de su empresa, solo aumentan en $ 10.00. La cuenta del impuesto sobre las ventas aumenta en 50 centavos. (Recuerde, las cuentas de ingresos y pasivos aumentan con los créditos. Los activos, como los cheques, aumentan con los débitos directos).

Si ejecuta su Declaración de ingresos, solo verá $ 10.00 en ingresos por esa venta. El impuesto sobre las ventas de 50 centavos se muestra en el balance general como un pasivo, una cantidad que debe su empresa.

Para ser claros, si no paga los impuestos sobre las ventas que recauda, ​​es un robo. Sus clientes le pagan el monto total de sus compras, incluido el impuesto sobre las ventas, de buena fe y esperan que informe y pague la parte del impuesto sobre las ventas según sea necesario. Los impuestos sobre las ventas respaldan numerosos beneficios públicos, y si las empresas no los reportan y no los pagan correctamente, la tasa del impuesto sobre las ventas aumenta para todos en la comunidad.

Las autoridades de impuestos sobre las ventas se toman en serio la recaudación, transferencia y declaración adecuadas del impuesto sobre las ventas. El incumplimiento de la Ley del Impuesto sobre las Ventas puede resultar en una serie de sanciones, que van desde multas hasta la revocación de su licencia comercial y el cierre de su negocio o, en algunos casos, incluso el encarcelamiento personal.

Cómo crear un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks

Ejecutar un informe de impuestos sobre las ventas en QuickBooks es diferente en Escritorio QuickBooks y QuickBooks Online. Comenzaremos con la versión de escritorio de QuickBooks. Tenga en cuenta que la interfaz de usuario cambia ligeramente con cada versión de QuickBooks Desktop, por lo que sus pantallas pueden verse ligeramente diferentes de las capturas de pantalla a continuación.

Escritorio QuickBooks

1. Asegúrese de que el impuesto sobre las ventas esté activado para su archivo QuickBooks. Si no hizo esto cuando configuró el archivo de su empresa, haga clic en Editar y luego en Configuración.

En la ventana emergente en el menú de la izquierda, seleccione Impuesto sobre las ventas, luego haga clic en la pestaña Configuración de la empresa en la parte superior de la ventana.

Seleccione el botón de opción Sí, luego siga las instrucciones en el resto de la ventana emergente para configurar su seguimiento del IVA. Este es un proceso de varios pasos. Debido a las muchas diferencias entre países e industrias, no entraremos en detalles aquí; Comuníquese con su contador o la autoridad de impuestos sobre las ventas de su estado para obtener ayuda para configurar el seguimiento de los impuestos sobre las ventas para su negocio.

Cuando haya completado esta configuración, haga clic en el botón Aceptar para guardar sus cambios.

2. Al final del período de impuestos sobre las ventas, puede generar su informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks en unos sencillos pasos. Primero, haga clic en el icono Administrar IVA en su pantalla de inicio.

En la ventana emergente, seleccione el informe de impuestos sobre las ventas que le dará la información que necesita para completar su informe a la autoridad fiscal estatal. Para la mayoría de las empresas, este es el Informe de responsabilidad del IVA.

3. Una vez que haya presentado su declaración de impuestos sobre las ventas, ya sea completando un formulario en papel o un formulario electrónico en el sitio web de la autoridad fiscal estatal, deberá pagar su impuesto sobre las ventas. Para registrar correctamente el pago en QuickBooks y mantener correcta su cuenta de responsabilidad, haga clic en el botón Pagar impuestos sobre las ventas.

Tenga en cuenta que el pago no se envía realmente a la autoridad de impuestos sobre las ventas. En este paso puede procesar un cheque para enviarlo a las autoridades fiscales o para registrar un pago realizado electrónicamente en el sitio web de las autoridades fiscales.

QuickBooks en línea

1. Primero, active su centro de IVA en QuickBooks Online. Seleccione Impuestos en el menú de la izquierda.

En la pantalla de configuración, haga clic en el botón Comenzar.

Si es necesario, edite la dirección de su empresa haciendo clic en el ícono de lápiz. Haga clic en el botón Siguiente cuando haya terminado.

Ahora asigne sus tasas de IVA a la agencia o agencias correctas. Haga clic en el botón “Siguiente” cuando haya terminado.

Verifique los precios y cuando esté seguro de que todo está correcto, haga clic en Guardar. Si necesita cambiar algo, haga clic en el enlace “Cambiar” junto al precio que desea ajustar.

Haga clic en las siguientes dos pantallas que le presentarán el Centro de impuestos sobre las ventas. Ahora se le guiará a través de la configuración de cada autoridad de impuestos sobre las ventas aplicable. Este es un proceso de varios pasos. Debido a las muchas diferencias entre países e industrias, no entraremos en detalles aquí; Comuníquese con su contador o la autoridad de impuestos sobre las ventas de su estado para obtener ayuda para configurar el seguimiento de los impuestos sobre las ventas para su negocio.

Una vez que haya seleccionado la frecuencia de presentación, haga clic en el botón “Siguiente agencia” (si necesita enviar a varias agencias) o en el botón “Guardar” (si solo necesita enviar a una o después de haber completado la configuración de todas las ventas autoridades fiscales).

2. Si ahora selecciona Impuestos en el menú de la izquierda, será redirigido a su Centro de impuestos sobre las ventas. El panel le muestra su IVA adeudado.

Puede ver su declaración más reciente haciendo clic en el botón “Ver declaración”. Para revisar un período de tiempo anterior, cambie los campos Desde y Hasta, luego haga clic en Actualizar.

La sección Upstream del panel le muestra la cantidad de IVA que está acumulando (acumulando) pero que aún no adeuda.

3. También puede ver un informe de responsabilidad fiscal sobre las ventas como el que se creó en QuickBooks Desktop haciendo clic en Informes y luego seleccionando Informe de responsabilidad fiscal.

Cuarto Cuando esté listo para pagar sus impuestos, haga clic en el botón “Ver devoluciones”. Aparecerá la siguiente ventana emergente; Haga clic en el botón Registrar pago para registrar correctamente el pago y mantener sus cuentas por pagar correctamente.

Si necesita ajustar su pago, haga clic en el enlace “Agregar ajuste” antes de registrar su pago.

Si sus requisitos de impuestos sobre las ventas son relativamente simples, es decir, solo necesita presentar y presentar los impuestos para uno o dos estados, puede usar QuickBooks fácilmente para administrar sus informes y transferencias de impuestos sobre las ventas. Sin embargo, si tiene un nexo o una obligación de impuestos sobre las ventas en varios estados, es probable que desee automatizar este proceso.

La automatización del impuesto sobre las ventas puede ahorrarle innumerables horas y ayudarlo a evitar errores potencialmente costosos. Algunos servicios también lo ayudarán a configurar las cuentas de impuestos sobre las ventas requeridas con los estados donde tiene Nexus.

Si está interesado en automatizar el seguimiento, los informes y los pagos de sus impuestos sobre las ventas, consulte Avalara o TaxJar. Ambos servicios ofrecen una gama de opciones de servicio que van desde el seguimiento puro hasta la automatización completa. También brindan una amplia capacitación para mantenerlo informado de los cambios que afectan sus necesidades de informes.

¿Por qué mantener separados los impuestos sobre las ventas?

Uno de los desafíos más comunes que enfrentan los dueños de negocios es gastar inadvertidamente el impuesto sobre las ventas que recaudan en gastos comerciales. Cuando toma decisiones de gasto basadas en su cuenta bancaria, y la mayoría de los propietarios de negocios lo hacen, es probable que lo haya hecho o que eventualmente lo hará.

Por ejemplo, digamos que es el día 10 del mes y tienes que pagar algunas facturas de proveedores. Verifica su saldo bancario y descubre que tiene $ 15,000, más que suficiente para pagar las facturas de sus proveedores e incluso tener algo de efectivo de sobra.

Sin embargo, se olvidó del impuesto sobre las ventas, que vence el día 15. Si su contador le recuerda que haga su pago el día 13, entre en pánico. Ha gastado la mayor parte de su efectivo disponible para pagar sus facturas y ahora no tiene los $ 7,000 que debe a la autoridad fiscal estatal.

Hay una manera fácil de evitar esto: configure una cuenta bancaria separada para su impuesto sobre las ventas. Ejecute un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks una vez a la semana y transfiera los fondos acumulados durante la semana a esta cuenta separada.

Este simple paso evitará que caiga en vinagre cuando vence el pago del impuesto sobre las ventas. También le quitará el estrés de preguntarse si realmente tiene tanto dinero para gastar como muestra su saldo.

Una versión de este artículo apareció por primera vez en Fundera, una subsidiaria de NerdWallet.

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