5 consejos para una contabilidad eficaz en pequeñas empresas

julio 16, 2021

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Los propietarios de pequeñas empresas saben que la administración inteligente del dinero es uno de los aspectos más importantes del éxito, sin importar cuántos ingresos genere una empresa. La forma en que lleva sus libros puede mejorar o destruir su negocio porque estos registros son la única representación verdadera de sus ganancias y pérdidas.

Establecimiento de una práctica contable unificada puede resultar abrumador, especialmente si este es tu primer rodeo. Pero no tiene por qué ser difícil o doloroso, especialmente si incorporas hábitos saludables a tu rutina desde el principio.

A medida que determina el aspecto financiero de su negocio, aquí hay cinco prácticas recomendadas que debe tener en cuenta al crear un sistema de contabilidad funcional.

1. Considere contratar a un profesional

Si se siente estresado por su propio libro, no se preocupe: no tiene que llevar sus propias cuentas si no lo desea. De hecho, Ed Hattrup, propietario de la firma de asesoría financiera Bald Ginger, insta a los propietarios de pequeñas empresas a subcontratar su contabilidad «tan pronto como se conviertan en un negocio real».

«Es algo que tienes que despegar y asegurarte de hacerlo bien», dice Hattrup. “En el mejor de los casos, los dueños de negocios hacen el trabajo a costa de su tiempo y energía. En el peor de los casos, ni siquiera pueden decir cuánto ganan cada mes y sus libros son un desastre «.

En cambio, Hattrup anima a sus clientes a centrarse en los aspectos creativos y estratégicos de su negocio y dejar el tedioso trabajo a profesionales capacitados. «Concéntrese en ser bueno en lo que está haciendo», dice. «Hay un mejor rendimiento de su negocio que realizar la contabilidad».

Sin embargo, Dori Eversmann, propietaria de la práctica contable Chastain Partners, cree que los fundadores de pequeñas empresas son totalmente capaces de administrar sus propios libros, especialmente cuando el costo es un problema al principio.

«Los fundadores suelen ser inteligentes y [handling my own bookkeeping] Yo también lo haría ”, dice. Eversmann alienta a los dueños de negocios a seguir las pautas del IRS para rastrear transacciones y guardar todos los recibos durante siete años.

¿Cuándo es el momento de contratar a alguien?

Si decide subcontratar su contabilidad, Eversmann y Hattrup tienen sugerencias sobre qué características debe tener en cuenta en una persona o empresa.

«Encuentre a alguien con quien se lleve bien y que trabaje con usted en sus metas a largo plazo, en lugar de simplemente pagar sus impuestos», dice Hattrup.

Eversmann anima a los propietarios a buscar las siguientes cualidades en un contador:

  • Va bien con la personalidad y los valores, ya que pasará mucho tiempo con esta persona.

  • Capacidad de respuesta en caso de que tenga una pregunta urgente de última hora que resolver.

  • Alguien que se comunica bien con sus proveedores, empleados y clientes.

2. Separe sus gastos personales y comerciales

Separar sus finanzas debe ser uno de los primeros pasos que debe tomar después de comenzar su negocio. Puede ser tentador guardar esta tarea para más adelante, especialmente cuando tiene un millón de otras cosas en su lista de tareas pendientes, pero mantener sus transacciones personales y comerciales en funcionamiento le brinda varios beneficios, que incluyen:

  • Evite difuminar las líneas sobre lo que podría desencadenar una auditoría del IRS.

  • Limitando su responsabilidad personal en caso de que su empresa sea demandada.

  • Facilite el seguimiento de los gastos comerciales a efectos contables.

Hattrup anima a todos sus clientes a analizar los pequeños detalles desde el primer día para empezar con el pie derecho, como: Tarjeta de crédito comercial.

Abrir adicionalmente, Cuentas comerciales le permite crear y desarrollar préstamos comerciales que son similares pero separados de su historial y puntaje crediticio personal. Su crédito comercial puede llegar a usted tarifas más bajas para su seguro y aumente su potencial crediticio.

El préstamo comercial es particularmente útil cuando tienes grandes gastos o inversiones y puedes solicitar una línea de crédito. como alternativa busque un préstamo comercial tradicional. Tu puedes incluso Gana algunos beneficios adicionales en ciertas cuentas nuevas.

Finalmente, Eversmann recomienda configurar una dirección de correo electrónico exclusiva de contabilidad tan pronto como comience a operar. «De esta manera, no sobrecargas tu bandeja de entrada personal, pero aún puedes configurar recordatorios cuando, por ejemplo, reciban recibos».

Consejo nerd: Muchas cuentas de cheques y tarjetas de crédito comerciales ofrecen bonificaciones de registro para abrir nuevas cuentas que cumplan con requisitos específicos. El valor de estos bonos en algunos casos puede exceder los $ 1,000, y algunas recompensas incluso pueden usarse en viajes personales.

3. Controle sus ingresos y gastos

Como propietario de una pequeña empresa, las transacciones individuales son importantes, pero también lo son sus tendencias financieras generales. Al rastrear y categorizar sus gastos y fuentes de ingresos, usted y su asesor financiero pueden identificar diferentes fortalezas o áreas de crecimiento en base a datos históricos. Es una buena idea sentarse de vez en cuando y observar estas tendencias desde una perspectiva de alto nivel.

Programas de software de contabilidad robustos pueden ser extremadamente útiles en este sentido, ya que están diseñados específicamente para ayudarlo a realizar un seguimiento de los gastos únicos y recurrentes. Sin embargo, muchos propietarios de pequeñas empresas usan hojas de cálculo simples como Excel o incluso confían en un libro de contabilidad en lápiz y papel. Establezca un proceso que funcione bien para usted y cúmplalo.

También puede encontrar Facturación y Nómina de sueldos El software es beneficioso por varias razones, incluido el registro de sus transacciones entrantes y salientes. Estas herramientas también pueden automatizar sus ganancias y costos recurrentes, liberando efectivamente más tiempo.

4. Programe horarios regulares de contabilidad

Con todo lo que haces como propietario de una pequeña empresa, es tentador seguir moviendo tus libros. Después de todo, usted está en el negocio debido a su conocimiento de su campo, no porque le guste la contabilidad (a menos que brinde servicios financieros).

Pero la mejor manera de mantenerse al día con sus cuentas es programar tiempos consistentes para equilibrar. Una práctica simple es reservar un bloque de tiempo cuando vence el estado de cuenta de su tarjeta de crédito y buscar en las transacciones de ese mes para asegurarse de que sean correctas. Esto normalmente debería tomar una o dos horas y le facilitará la vida en la temporada de impuestos.

Eversmann afirma que una empresa está lista para un contador cuando hay suficiente contabilidad para reconciliar a uno que odia el proceso. Ella sugiere realizar un seguimiento del tiempo que lleva evaluar sus libros cada mes para ver qué tan alta es su tolerancia.

«Mucha gente pone ese punto de interrupción en tres horas [of] trabajar ”, dice Eversmann.

5. Establezca un presupuesto para los principales gastos y metas financieras.

Puede estar bien equipado en la vida cotidiana. Pero, ¿qué sucede si tiene que pagar un anticipo por una oficina o comprar nuevos equipos y software para desarrollar su negocio? Planificar los gastos importantes puede ayudarlo a aprovechar al máximo los créditos y recursos comerciales que tiene disponibles y, al mismo tiempo, brindarle tranquilidad.

Asimismo, con una representación precisa de su contabilidad actual, puede pronosticar objetivos financieros realistas que su empresa logrará en el próximo trimestre o año.

Desarrolle un sistema contable que se adapte a usted

En última instancia, todas estas sugerencias son solo eso: pautas y mejores prácticas para simplificar la contabilidad para que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio. Si alguno de estos pasos no funciona para usted, ajústelos o ignórelos por completo y encuentre un proceso que se adapte a usted y a su equipo. Después de todo, el mejor sistema es aquel al que se adhiere a largo plazo.

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Finanzas Personales

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